Le guide d’entretien est un outil indispensable pour avoir une régularité dans les entretiens et offrir une meilleure expérience aux candidats.

Il existe 7 étapes importantes dans un entretien d’embauche qui doivent absolument figurer dans le processus de recrutement. Que vous soyez responsable d’entreprise, recruteur ou salarié des ressources humaines, nous vous proposons de télécharger notre guide d’entretien.

Ce sont 7 étapes simples à mettre en place, mais mises bout à bout cela vous permet d’obtenir rapidement des entretiens de qualité.

Qu’est-ce que le guide d’entretien ?

Le guide d’entretien est un support destiné aux ressources humaines ainsi qu’aux recruteurs afin d’avoir une trame précise du déroulement d’un entretien avec un candidat. Ainsi, ce document aide les recruteurs à mener un entretien et garantit une expérience identique pour tous les candidats.

Bien sûr, le contenu du guide d’entretien sera adapté en fonction de l’importance du poste à pourvoir et des méthodes de recrutement qui seront employées.

Pourquoi utiliser un guide d’entretien ?

Le guide d’entretien offre de nombreux avantages dans le processus d’embauche d’un nouveau salarié.

  • Pouvoir évaluer les candidats de la même manière. En utilisant les mêmes méthodes de recrutement et le même guide d’entretien pour tous les candidats, il sera plus facile d’obtenir une même notation. De ce fait, il sera également plus facile d’évaluer les candidats équitablement.
  • Un processus structuré. L’utilisation d’un guide d’entretien en suivant toutes les étapes de manière structurée, permet de tenir le même entretien pour chaque candidat. Cela évite d’oublier de communiquer certaines informations à un candidat ou tout simplement oublie de lui poser certaines questions.
  • L’expérience du candidat. Utiliser un guide d’entretien permet d’offrir la même expérience d’entretien pour tous les candidats. Le processus de recrutement étant le même. De ce fait, l’expérience utilisateur en sera identique.

Exemple de guide d’entretien, les 7 éléments indispensables

Il y a 7 étapes essentielles à respecter pour un entretien dans un processus de recrutement bien structuré. Pour cela, il sera indispensable de bien adapter le guide d’entretien au poste à pourvoir.

L’invitation à l’entretien

Vous devez vous assurer que les candidats que vous avez sélectionnés reçoivent la même trame d’invitation avec les mêmes informations.

De plus, cette invitation est un bon moyen d’indiquer aux candidats ce à quoi ils doivent s’attendre lors de l’entretien. Le temps total de l’entretien, les documents à fournir, les personnes qu’ils vont rencontrer, etc.

Voici un exemple d’invitation par email :

Objet : [NOM DE L’ENTREPRISE]

Bonjour [PRÉNOM],

Nous vous remercions d’avoir postulé au poste de [EMPLOI] chez [NOM DE L’ENTREPRISE]. Après avoir examiné votre candidature, nous souhaitons vous convier à un entretien pour le poste à pourvoir.

L’ entretien aura lieu [ADRESSE] et durera environ [TEMPS]. Pour cela, vous allez rencontrer [RECRUTEUR] afin d’en savoir plus sur votre profil.

Veuillez nous informer de votre disponibilité aux heures suivantes :

[DATE – HEURE],
[DATE – HEURE],
[DATE – HEURE].

Dans l’attente,
Cordialement.

[SIGNATURE EMAIL]

Cet exemple est une base pour l’envoi d’email, mais il est tout à fait possible de prendre contact par téléphone. Il faudra également vous préparer une trame similaire afin de conserver le même discours lors de vos échanges téléphoniques.

Préparer l’espace d’entretien

Définir et préparer un espace dédié à l’entretien vous permet de donner la même expérience candidat à chaque personne. Il faut savoir recevoir les personnes dans de bonnes conditions afin qu’elles puissent être alaises dans un environnement inconnu.

De ce fait, s’il s’agit d’un entretien vidéo ou téléphonique, il faudra définir le meilleur endroit pour passer l’appel. Ensuite, il faudra également s’assurer que les outils de communication soient bien configurés afin que cela ne perturbe pas l’entretien.

Enfin, le recruteur devra peut-être avoir une copie du curriculum vitae de chaque candidat sous la main pour mener ses entretiens ? Peut-être faudra-t-il préparer une trame avec les questions à poser au candidat ? Ou tout autre document permettant de mener à bien cet entretien.

L’accueil des candidats

Il est important de soigner l’accueil du candidat que ce soit pour un entretien physique dans l’entreprise, un entretien téléphonique ou en vidéo.

Ainsi, cette étape vous permettra de présenter l’entreprise, son historique, les locaux, etc. Cette présentation est un bon moyen pour commencer à introduire le début de l’entretien avec le candidat.

Les questions à poser

En tant que recruteur, il est normal de poser des questions aux candidats afin d’en savoir plus sur leurs profils, mais aussi sur leurs expériences professionnelles. Pour cela, je vous propose de vous appuyer sur les 10 questions indispensables à poser à un candidat.

Le guide d'entretien, poser des questions

Ce questionnaire réalisé par Scarlus permet de poser les questions essentielles aux candidats. Ce qui permettra par la suite de comparer les données recueillies pour prendre la meilleure décision.

Je vous conseille fortement d’utiliser ce questionnaire, car il a été pensé et optimisé pour poser des questions pertinentes aux candidats que vous recevez en entretien. Ainsi vous gagnerez du temps en posant les bonnes questions.

Les questions des candidats

Il est important d’inclure dans l’entretien une étape permettant au candidat de poser à son tour des questions.

En règle générale, ces questions sont posées vers la fin de l’entretien. Ainsi, si le candidat vous pose des questions sur le poste à pourvoir, c’est qu’il exprime un intérêt pour l’entreprise et pour l’offre d’emploi.

Néanmoins, si vous avez déjà tout énoncé pendant l’entretien, il est normal que le candidat ne pose plus de questions.

Récapitulatif

Faire un récapitulatif de l’entretien avec le candidat est l’occasion de clôturer cet échange.

Pour cela, il est indispensable de le remercier du temps consacré à cet échange. Dans un deuxième temps, vous devez indiquer au candidat comment va se dérouler la suite des étapes par rapport au processus de recrutement.

Enfin, assurez-vous de bien vérifier que toutes les coordonnées que vous avez sont bien valides avant le départ du candidat.

Notation

Une fois le candidat remercié pour le temps passé, vous devez enchaîner sur la notation du candidat. Il est préférable de faire l’évaluation du candidat à chaud, car cela est toujours plus facile de le faire tant que vos impressions sur cet échange sont encore fraîches.

Quel que soit le système de notation, vous vous devez de respecter une notation identique pour tous les candidats.

En conclusion

Le guide d’entretien est l’outil idéal pour se créer rapidement une trame d’entretien et ainsi faciliter l’évaluation et la notation des candidats.

De plus, il permet d’offrir aux candidats une expérience de recrutement identique afin de leur donner toutes les chances pour réussir.

Toutefois, il faudra bien sûr adapter le guide d’entretien en fonction du poste à pourvoir et il faudra peut-être des étapes supplémentaires aux 7 étapes principales.
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