Les formalités d’embauche d’un nouveau salarié sont nombreuses. Il est donc important de réaliser ce processus d’embauche rigoureusement étape par étape afin de ne rien oublier et surtout éviter la sanction financière.

Pour cela, nous avons listé les formalités administratives à réaliser ainsi que les documents à fournir pour une embauche. Cet article vous aidera à réaliser les formalités d’embauche d’un nouveau salarié sans aucune difficulté.

Les formalités administratives

Les documents à fournir pour une embauche

  • Le contrat de travail signé par les deux parties.
  • Fournir un exemplaire du règlement intérieur de l’entreprise.
  • L’exemplaire de la déclaration préalable à l’embauche à remettre au salarié (accusé de réception délivré par l’URSSAF).
  • L’accusé de réception délivré par l’URSSAF de la DPAE à fournir au salarié.

Déclarer un premier salarié

Il sera nécessaire d’effectuer l’immatriculation de l’employeur au régime de l’assurance chômage ainsi qu’au régime général de la sécurité sociale lors de la première embauche. Cette déclaration se fait en ligne lors de la déclaration préalable à l’embauche (DPAE).

La déclaration préalable à l’embauche du premier salarié doit être ensuite envoyée par courrier à l’inspection du travail en lettre recommandée avec accusé de réception (RAR).

Déclaration préalable à l’embauche, DPAE

L’employeur se doit de réaliser une déclaration préalable à l’embauche (DPAE) dans les 8 jours qui précèdent l’embauche du salarié. Un oubli de cette déclaration est passible de pénalités auprès des administrations.

De plus, cette déclaration préalable à l’embauche peut être effectuée en ligne rapidement sur le portail officiel des déclarations sociales en ligne par le biais de la page net-entreprise DPAE.

Enfin, cette démarche est gratuite, il vous sera demandé pour cela, le numéro SIRET de l’entreprise pour vous authentifier lors de votre connexion. Cette déclaration en ligne remplace l’ancien formulaire Cerfa de déclaration d’immatriculation d’un salarié.

Exemplaire de la DPAE pour le salarié

L’employeur se doit de transmettre un exemplaire de la déclaration préalable d’embauche au salarié. Il est possible de fournir au salarié l’accusé de réception délivré par l’URSSAF. Cette déclaration est donc remise lors de la signature du contrat de travail.

Affiliation du salarié à une caisse de retraite complémentaire

L’employeur du secteur privé doit enregistrer son nouvel employé à une caisse de retraite complémentaire. Il existe deux caisses de retraite complémentaire :

  • L’ARRCO (Association pour le régime complémentaire des salariés) pour le statut de salariés.
  • L’AGIRC (Association générale des institutions de retraite)
  • La MSA (Mutualité sociale agricole) pour les salariés agricoles.
  • La CANSSM (Caisse autonome nationale de la sécurité sociale dans les mines).

Inscription dans le registre unique du personnel

L’employeur doit inscrire son nouveau salarié dans le registre unique du personnel de l’entreprise (ce document peut-être numérique). Ce tableau permet de recenser les entrées et les sorties des salariés de manière chronologique. Il doit contenir :

  • Les éléments permettant d’identifier le salarié, le nom, le prénom, la date de naissance, le sexe, sa nationalité.
  • Le type de contrat qu’il aura signé avec l’entreprise.
  • Les éléments liés au poste, l’emploi, la qualification, la date d’entrée et de sortie dans l’entreprise.

Enfin, un défaut dans la gestion du registre unique du personnel peut engendrer une amende pouvant aller jusqu’à 750 € par salarié.

La visite d’information et de prévention (visite médicale)

L’employeur doit planifier pour son salarié une première visite à la médecine du travail, aussi appelée visite d’information et de prévention. 

De plus, cette visite médicale permet de s’assurer que le salarié est bien apte à exercer le travail qui lui sera confié et à aménager le poste si cela est nécessaire.

Il permet également d’informer le salarié sur les risques de sécurité qui sont directement liés au poste de travail.

Enfin, le salarié sera sensibilisé sur les moyens de prévention qui peuvent être mis en place dans l’entreprise.

Ce rendez-vous est obligatoire. Ce rendez-vous doit être effectué dans les 3 mois après la prise de poste et sera renouvelé tous les 5 ans. Toutefois, il existe des exceptions par rapport aux obligations de passer une visite médicale pour le salarié de l’entreprise :

  • Lorsque le salarié occupe un emploi similaire présentant les mêmes risques d’exposition dans la même entreprise.
  • Lorsque la médecine du travail est en possession de la dernière fiche d’aptitude de l’employé.
  • Lorsqu’au cours des 24 derniers mois ou des 12 derniers mois en cas de changement d’entreprise, aucune inaptitude n’a été reconnue pour le salarié lors de la dernière visite médicale.

Attention, il faudra vous assurer avec la médecine du travail que vous remplissez bien les conditions citées ci-dessus.

Signature du contrat de travail

Le contrat de travail, élément indispensable permettant de définir les modalités et engagements entre le salarié et l’employeur, quelle qu’en soit sa nature, CDD, CDI, etc. Il est préférable d’avoir un contrat écrit en double exemplaire signé par les deux parties, l’employeur et le nouveau salarié de l’entreprise.