L’entretien téléphonique est une phase du recrutement qui va vous permettre de réaliser une bonne présélection des candidats. Ainsi, vous allez pouvoir sélectionner les candidats les plus pertinents par rapport au poste à pourvoir.

Ce guide va permettre d’avoir un premier échange téléphonique professionnel au même niveau qu’un recruteur expérimenté ou senior.

De ce fait, il sera bien plus facile de qualifier les candidats. Bien sûr, nous allons également partager avec vous nos astuces professionnelles afin de mener à bien ces entretiens téléphoniques. Ainsi qu’une fiche d’entretien téléphonique à télécharger.
Guide entretien téléphonique - guide de recrutement

Le sourcing ou préqualification est maintenant terminé ! Une dizaine de candidatures se distingue des autres. La sélection est faite, mais avant de contacter par téléphone ces candidats, il faut préparer le terrain ! Voici toutes les étapes à suivre dans l’ordre chronologique pour réussir cette mission.

Estimation du temps des entretiens téléphoniques

La variable temps est un élément à prendre en compte lors des entretiens téléphoniques. Le temps que la personne des ressources humaines va utiliser pour effectuer son recrutement aura forcément un impact sur les autres tâches qu’elle aura à effectuer dans l’entreprise. Il est donc important de bien jauger cette variable.

En effet, l’évaluation du candidat ne sera pas la même en fonction du contrat de travail proposé. Le recruteur ne consacre pas le même temps entre un contrat avec une mission de courte durée et un contrat de longue durée ou à durée indéterminée.

En moyenne, un entretien téléphonique avec un candidat dure environ 15 minutes.

Préparer la grille d’évaluation des critères du poste

La préparation de la grille d’évaluation des critères essentiels au poste est indispensable. Elle sert de fiche d’entretien téléphonique pour évaluer le candidat et vérifier qu’il correspond bien aux attentes du recruteur.

C’est pourquoi il appartient au recruteur de réaliser cette trame de pré-qualification téléphonique. Elle peut se constituer de compétences professionnelles, de compétences comportementales, de prétentions salariales, de distance géographique par rapport au lieu du poste, de disponibilité, etc.

Ce sont donc les questions d’entretien téléphonique qui aideront le recruteur dans ces échanges avec le candidat. Cette trame est également un très bon support qui permet de prendre des notes et vérifier les points les plus importants lors de l’appel.

De plus, ce document pourra être réutilisé dans la suite du processus de recrutement ou partagé avec d’autres personnes de l’entreprise intervenant dans le processus de recrutement.

Enfin, si une majorité des candidats (plus de 75 %) n’est pas en adéquation avec vos critères de sélection, c’est qu’il y a forcément un élément bloquant dans l’offre d’emploi. Le recruteur devra alors objectivement, en déterminer la cause.

Cela peut-être des exigences sur le poste à pourvoir trop élevées par rapport aux marchés de l’emploi. Un salaire inférieur par rapport aux autres offres d’emploi sur le marché. Une pénurie de main-d’œuvre dans ce secteur d’activité avec des candidats peu qualifiés…

Trouver le lieu idéal pour passer les appels téléphoniques

Avant de contacter les candidats, le recruteur doit s’assurer d’avoir un espace dédié pour passer ses appels téléphoniques. Ainsi, le recruteur ne sera pas dérangé ou déstabilisé lors de ces échanges téléphoniques.
Entretien téléphonique au bureau

Organiser des créneaux pour procéder aux appels téléphoniques des candidats

Il sera important de fixer des créneaux avec des plages horaires pour échanger avec les candidats. Cela permettra au recruteur d’organiser son temps de travail et de notifier son indisponibilité sur l’agenda collaboratif ou directement aux autres personnes de l’entreprise.

Le recruteur a donc deux outils à sa disposition pour contacter les candidats, le téléphone et l’e-mail. Les deux peuvent être complémentaires dans certains cas pour planifier les rendez-vous téléphoniques.

L’envoi d’e-mail est souvent privilégié, car il est plus simple pour le candidat d’y répondre. Notamment pour les candidats qui sont déjà en poste dans une autre entreprise et qui n’ont pas la possibilité de prendre des appels personnels à tout moment.

Enfin, le recruteur devra s’assurer de laisser au moins une journée au candidat pour se préparer à cet échange téléphonique afin qu’il puisse se remémorer l’entreprise ainsi que l’offre d’emploi auquel il a postulé.

La présentation du recruteur lors de l’échange téléphonique

Pour commencer, le recruteur devra se présenter et rappeler la raison de son appel afin de poser le décor. Ensuite, il devra s’assurer que le candidat est bien disponible pour cet entretien téléphonique.

Si ce n’est pas le cas :

  • Dans le cadre où le candidat répond au téléphone, mais qu’il n’est plus disponible sur cette plage horaire, le recruteur a la possibilité de fixer un autre créneau à un moment plus adéquat pour le candidat.
  • Dans le cadre où le recruteur tombe sur le répondeur du téléphone du candidat. Le recruteur devra alors se présenter et donner le nom de l’entreprise ainsi que ses coordonnées afin que le candidat puisse le contacter. Il est possible aussi d’indiquer au candidat des plages horaires d’appel en fonction des disponibilités du recruteur.

Présentation de l’entreprise

Cette étape va permettre au recruteur de présenter l’entreprise. Il va indiquer l’historique de celle-ci dans les grandes lignes, les projets et les ambitions de l’entreprise à court ou long terme, la stratégie, etc. Ce qui permettra de faire certainement le lien avec les raisons du recrutement sur le poste à pourvoir.

Le recruteur devra se positionner en tant que vendeur, car il devra donner l’envie au candidat d’intégrer l’équipe de l’entreprise.

Demander au candidat de se présenter

Cette nouvelle étape va permettre au candidat de se présenter et ainsi communiquer au recruteur des éléments mettant en adéquation le poste à pourvoir et le candidat.

De plus, le recruteur aura également l’occasion d’évaluer le candidat sur ses compétences à s’exprimer, à synthétiser et à communiquer les éléments clés par rapport à sa candidature.

Si les informations données sont incomplètes, le recruteur pourra intervenir pour demander plus de précisions.

Guide entretien téléphonique - présentation du candidat

Les questions du recruteur

Dans un premier temps, le recruteur devra lister les questions qu’il souhaite poser au candidat pendant l’entretien téléphonique.

Le but étant de vérifier que le candidat a bien de fortes similitudes avec les critères énoncés dans l’offre d’emploi. Il est intéressant de connaître ses motivations par rapport au poste à pourvoir.

Enfin, il faudra s’assurer que le candidat a bien cerné les enjeux du poste à pourvoir. Il faudra également vérifier la disponibilité de celui-ci, le recruteur est-il prêt à attendre ou pas ?

Prendre congé du candidat

Le recruteur devra s’assurer que le candidat n’a pas des questions supplémentaires à poser sur le poste à pourvoir ou sur l’entreprise.

Prendre des notes lors de l’entretien

Le recruteur devra prendre des notes lors de ses échanges avec le candidat. Ces notes vont permettre d’enrichir les données déjà recueillies sur celui-ci et pourront servir si d’autres personnes interviennent sur le recrutement.

Enfin, ces notes serviront également lors d’un entretien physique si sa candidature est retenue.

Le tri post-présélection

Après avoir pris congé du candidat, la dernière étape pour le recruteur consiste à faire une présélection des candidats qui ont été évalués lors d’un échange téléphonique. Il isolera les candidatures non retenues des candidatures retenues pour un entretien physique.

Enfin, pour les candidatures à approfondir, le recruteur pourra proposer un entretien en visioconférence. Ce qui permettra d’évaluer et d’éclaircir certains points qui n’ont pas été abordés lors de l’entretien téléphonique.

Entretien téléphonique en visio

En bonus à télécharger la trame d’entretien téléphonique

Nous vous proposons de télécharger en PDF la trame d’entretien téléphonique qui aidera le recruteur dans ses échanges avec le candidat.