Le formulaire de demande de congé est un document indispensable pour une entreprise ayant des salariés. Ce document sert d’interface entre les ressources humaines et les salariés au sujet de la prise des congés.

Dans cet article nous vous présentons l’intégralité d’un formulaire de pose de congés. De plus, nous vous partagerons les meilleures pratiques et façons d’agir par rapport aux employés.

Nous avons également réalisé un formulaire de demande de congés à télécharger gratuitement afin de vous faire gagner du temps.

Qu’est-ce qu’une demande de congé ?

Les demandes de congés se passent différemment en fonction de l’activité et de la structure d’une entreprise.

En effet, la gestion des départs en congé sera totalement différente en fonction du besoin de roulement de ses employés pour maintenir une activité suffisante dans l’entreprise. D’autres entreprises souhaitent stopper leurs activités durant une période de l’année pour cause de congés annuels.

Habituellement les employés soumettent une demande congé soit par écrit, soit en utilisant le propre logiciel interne à l’entreprise. Cette demande sera ensuite approuvée ou refusée par les ressources humaines ou toute autre personne en mesure de valider la demande de congé.

Les meilleures pratiques pour les demandes de congés

Il est facile de faire une demande de congé écrite sur un bout de papier remis sur le bureau de la personne chargée des congés, mais ce n’est pas forcément la meilleure façon de le faire. Cela risque de surcharger le travail des ressources humaines. Voici quelques bonnes pratiques à savoir et qui pourront certainement vous aider.

Avoir un formulaire officiel dans l’entreprise

Avoir un formulaire de demande de congé va permettre d’uniformiser les demandes des salariés de l’entreprise.

De plus, il sera plus simple de traiter les demandes pour la personne chargée de la gestion de congés. Ce formulaire sera également plus simple à archiver.

Savoir gérer les demandes avec le même jour de congé

Il existe plusieurs critères permettant à l’employeur de définir un ordre de priorité dans le cadre où plusieurs salariés effectuent la même demande. Pour fixer l’ordre de départ, l’employeur doit s’appuyer sur certains critères :

  • La situation familiale du salarié. L’employeur se doit de tenir compte des contraintes de vacances scolaires.
  • L’ancienneté du salarié dans l’entreprise.
  • Si le salarié a plusieurs activités dans différentes entreprises.
  • Si un couple travaille dans la même entreprise.

Gérer les demandes est toujours délicat. Dans le cadre ou deux profils identiques veulent la même période de congés, il est préférable de ne pas prendre position.

En effet, il est préférable d’indiquer qu’il est impossible que les deux personnes prennent des congés sur la même période. De plus, ils se doivent de trouver un arrangement entre eux.

Établir des règles pour déposer ses congés

Si l’employeur souhaite établir des règles en termes de prise de congé, il se doit d’en prévenir ses salariés au moins 2 mois à l’avance.

Enfin, il est préférable de définir une limite de temps maximale entre la demande et la prise de congé afin de ne pas se retrouver avec des demandes de congés hypothétiques planifiés sur 5 ans !

Par exemple, offrir à ses employés la possibilité de déposer ses congés moins d’un an à l’avance semble un bon compromis pour le personnel qui souhaite planifier des voyages à des prix abordables.

Savoir approuver les congés

L’employeur se doit d’accepter une demande de congé tant qu’elle ne perturbe pas le fonctionnement de l’entreprise.

De plus, l’employeur se doit également de trouver des solutions pour approuver le jour de congé de son salarié. Le jour de congé fait partie de sa rémunération, il est donc normal qu’il puisse les utiliser.

Faire la distinction entre les demandes de jours de vacances et les autres raisons

Certaines demandes doivent passer en priorité lorsqu’il s’agit d’une prescription médicale ordonnée par le médecin traitant.

Ainsi ce type de demande pour raison médicale prévaut sur les autres congés. D’autres raisons de ce type peuvent faire l’objet d’une attention particulière comme un décès, une naissance, un mariage, etc.

Ne pas rentrer dans les détails

Il est inutile pour l’employeur de savoir en détail les raisons personnelles qui motivent l’employé à poser ces congés. Sauf, dans le cas où, trop de personnes veulent le même jour de congé.

De ce fait, il faudra établir un ordre de priorité en fonction de l’activité de l’entreprise et des critères déjà mentionnés plus haut.

Ne pas annuler les congés validés

Les employés organisent leurs congés et font des réservations de vacances, des achats de billets d’avion ou de train. Il est donc préférable que l’employeur n’annule pas les congés qu’il a déjà validé.

Toutefois, l’employeur a la possibilité de modifier les dates de congé, mais il ne sera pas possible de modifier ces dates de prise de congé 1 mois avant la date de départ prévue (Art L223-7 du Code du travail).

Que doit contenir un formulaire de demande de congé ?

Un formulaire de demande de congé doit contenir plusieurs informations indispensables afin que la personne habilitée à valider les congés puisse approuver ou refuser les congés.

  • Le nom et le prénom de l’employé,
  • Le motif (Type de demande),
  • La date de début,
  • La date de fin,
  • Le nombre de jours,
  • La signature du collaborateur avec la date de la demande,
  • Deux cases à cocher (Approuvé/refusé),
  • La signature de la hiérarchie avec la date de réponse.

Un modèle de formulaire de demande de congé

Si vous n’avez pas de système informatisé ou que vos employés n’ont pas tous accès au formulaire en ligne, nous vous proposons de télécharger ce formulaire de demande de congé ici.

formulaire de demande de congés

Comme vous pouvez le constater, il s’agit d’un formulaire de demande de congés optimisé pour en faciliter la compréhension.

Qu’il soit numérique ou en version papier, le formulaire de congés devient vite indispensable dès que le premier salarié intègre la société.

Enfin, nous espérons que les conseils en termes de gestion de congés vous aideront à mieux appréhender
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