Comment optimiser votre processus de recrutement efficacement ? Votre entreprise connaît un accroissement d’activité ? Vous devez remplacer un salarié qui doit quitter l’entreprise prochainement de façon temporaire ou définitive ?

Que cela soit pour cause de rupture de contrat, de mutation, de départ à la retraite, de congé maternité, etc. Vous devez trouver rapidement le candidat idéal pour combler les besoins de l’entreprise sans se tromper.

Vous êtes maintenant sur le point de vous lancer dans le recrutement, mais à ce moment-là, de nombreuses questions surgissent ! La méthode employée est-elle la plus performante ? Le temps passé et le coût financier pour ce recrutement seront-ils optimums ? Vais-je trouver facilement le bon candidat ? Par où vais-je commencer ?

Élaborer votre processus de recrutement étape par étape

Beaucoup de personnes font l’erreur de ne pas mettre en place un processus de recrutement et se lancent directement dans la publication d’une offre d’emploi sans avoir réellement toutes les informations en leur possession pour la publier.

Miser sur la chance et brûler les étapes aura fatalement un impact négatif sur les résultats de votre recrutement !

Pourtant, il est indispensable de bien suivre toutes ces étapes afin de trouver le candidat se rapprochant le plus possible du profil que vous avez déterminé.

Bien sûr, il restera toujours une petite part de chance ! Car, il faut que le candidat idéal recherché soit actuellement disponible sur le marché du travail ou qu’il ait l’intention de changer d’emploi.

Que font les autres entreprises sur le marché de l’emploi ?

Sachez que lorsque vous allez diffuser une offre d’emploi, vous allez directement vous mettre en concurrence avec les autres entreprises sur le marché de l’emploi.

Réaliser une veille concurrentielle

Lorsque vous avez le projet de réaliser un recrutement, il est préférable de préparer le terrain. Surtout, si vous êtes sur un secteur en constante tension ou sur un secteur très concurrentiel.

Pour cela, commencez par regarder ce que les autres proposent aux candidats pour le même type d’emploi.

  • Salaire,
  • Avantages,
  • Type de contrat,
  • Texte de l’offre d’emploi,
  • Nombre d’offres similaires,
  • Etc.

En résumé, le marché de l’emploi

Cette étape vous permet de connaître le marché de l’emploi dans votre secteur d’activité afin de pouvoir bien vous positionner par rapport à la concurrence.

Toutefois, gardez à l’esprit que ce n’est pas parce que le meilleur talent a postulé chez vous qu’il signera forcément avec vous ! Passons maintenant à la deuxième étape…

Recueillir les bonnes informations dans l’entreprise

La première phase consiste à rassembler un maximum de données utiles pour venir alimenter le contenu de votre offre d’emploi.

Communiquer un maximum d’informations permet de rassurer les candidats, mais aussi de crédibiliser l’entreprise. Cela permet également d’éliminer les candidats qui n’ont pas toutes les compétences et expériences requises pour le poste à pourvoir.

Toutefois, il n’est pas nécessaire de tomber dans l’excès ! Bon nombre de recruteurs font l’erreur de rajouter des compétences dont ils n’ont pas forcément besoin, ce qui parasite souvent le contenu de l’offre d’emploi.

Inutile de chercher le mouton à cinq pattes. Je vous rassure tout de suite, il n’existe pas ! Et vous allez certainement perdre du temps à le chercher.

Réaliser une veille concurrentielle

Les informations sur l’entreprise

Il est nécessaire de mentionner quelques informations sur l’entreprise dans votre offre d’emploi. Cela permettra aux postulants d’en savoir plus avant de déposer une candidature.

Pour cela, je vous conseille de rédiger un court paragraphe sur l’entreprise en mentionnant au minimum quelques éléments clés.

  • L’année de création,
  • Le domaine d’activité,
  • La typologie des clients (professionnels/particuliers),
  • Les produits ou les services proposés.

Par ailleurs, vous pouvez enrichir ce contenu par des informations complémentaires sur l’entreprise.

Par exemple, vous pouvez mentionner les ambitions, les projets, les objectifs. Vous avez donc la possibilité de personnaliser le contenu, mais faites surtout attention de ne pas trop rentrer dans les détails afin de ne pas surcharger le texte de présentation.

Enfin, n’oubliez pas de mettre en avant le cadre de travail, les valeurs et la culture d’entreprise pour attirer les meilleurs talents.

Mentionner les raisons de la recherche

Tout commence par un besoin ! Il y a toujours une ou plusieurs raisons qui justifient la mise en place d’un recrutement. Vous devez rédiger un paragraphe de quelques lignes, afin d’expliquer les raisons de votre recherche aux candidats qui vont consulter l’annonce.

Ainsi, ce paragraphe permettra aux candidats de se projeter par rapport à l’offre d’emploi. Est-ce une création de postes à la suite d’un accroissement d’activité ? Est-ce pour un remplacement ? Pour une courte période ? Définitivement ? …

La description du poste

Dans cette section, vous devez rédiger un paragraphe qui décrit le travail du poste à pourvoir.

  • Les actions,
  • Les objectifs à réaliser,
  • Les spécificités du poste,
  • Les responsabilités que le candidat aura au sein de l’entreprise.

Ainsi le candidat pourra bien vérifier si ses capacités sont en adéquation avec votre demande.

Les compétences, les expériences et formations recherchées

Vous voici au dernier paragraphe à rédiger ! Dans ce paragraphe, vous devez indiquer le profil du candidat idéal recherché. Ordonnez si possible vos critères par priorité.

Ainsi, nous retrouverons en premier, les éléments indispensables, puis les éléments importants et pour finir les éléments complémentaires.

Comme indiqué précédemment, n’ajoutez pas de compétence qui n’est pas nécessaire au poste, car vous risqueriez de parasiter votre offre d’emploi.

Les informations complémentaires

Les informations complémentaires vont permettre aux candidats d’avoir plus de caractéristiques sur l’offre d’emploi que vous proposez. Voici une liste non exhaustive :

  • Le lieu du poste à pourvoir,
  • Le type de contrat,
  • Le salaire,
  • Le nombre d’heures,
  • La date de début de contrat souhaité,
  • Les langues (parlé/écrit).

Résumé sur les informations à recueillir

Cette étape montre bien l’importance de collecter un maximum d’informations sur l’entreprise et sur le poste à pourvoir. Le candidat peut ainsi plus facilement se projeter par rapport à ses aspirations. Il peut aussi vérifier s’il est réellement en adéquation avec votre demande.

  • Les informations sur l’entreprise,
  • Les raisons de la recherche,
  • La description du poste,
  • Les compétences, expériences et formations recherchées,
  • Les informations complémentaires.

Comment recruter ? les différents canaux à votre disposition

Maintenant que vous avez les éléments qui composent votre offre d’emploi, il faut définir la méthode de recrutement dans cette étape. Je vais ainsi vous aider à déterminer le meilleur canal de diffusion.

Un recrutement interne ou un recrutement externe ?

Le choix du recrutement en interne ou le choix du recrutement en externe se fait en fonction de plusieurs critères. En fonction des ressources humaines mises à disposition, du budget alloué pour cette offre d’emploi et le besoin de maîtriser l’intégralité du processus de recrutement.

Il existe deux recrutements possibles, le recrutement en interne ou le recrutement en externe.

Le recrutement en interne :

  • Le coût financier est moins élevé,
  • Le temps passé est plus important,
  • Vous conservez la maîtrise de votre recrutement

Le recrutement en externe :

  • Le coût financier est plus élevé,
  • Le temps passé est moins important,
  • Vous n’avez plus la maîtrise de votre recrutement.

Si vous optez pour le mode de recrutement en externe, je vous invite à passer directement à l’étape cinq. Si vous avez choisi le mode de recrutement en interne, je vous invite à poursuivre la lecture.

Les canaux de recrutement

Il existe de nombreux canaux de recrutement pour trouver le bon candidat (liste non exhaustive) :

  • Les sites internet spécialisés sur l’emploi,
  • La cooptation (la recommandation de personne),
  • Les forums et les salons professionnels,
  • La recherche dans une base de curriculum vitae,
  • Le job dating,
  • La recherche dans les candidatures spontanées,
  • Le dépôt d’annonce sur le site internet de l’entreprise,
  • Les candidatures et recrutements au format vidéo.

Bien sûr, vous avez des canaux de recrutement moins pertinents que d’autres. Par exemple, la recherche dans une base de curriculum vitae qui manque souvent de fiabilité à cause des candidats qui ne mettent pas à jour leur profil, leur curriculum vitae.

Enfin, voici un autre exemple, les candidatures et recrutements au format vidéo peuvent être pertinents dans le cas où vous souhaitez recruter un acteur, un YouTuber.

Sachant que l’exercice de se mettre devant la caméra n’est pas naturel pour la majorité des personnes, j’ai beaucoup de mal à voir le rapport et à comprendre l’intérêt de ce canal de recrutement pour un comptable, un développeur, un chef de projet, etc. si ce n’est que de mettre mal à l’aise les personnes. Si le candidat échoue par rapport à l’effort demandé, il aura une très mauvaise estime de votre entreprise.

Les sites internet de recherche d’emploi

À l’ère du numérique, un canal se démarque des autres pour le recrutement, il s’agit des sites internet spécialisés sur l’emploi. Ils sont disponibles 24 h/24 h et attirent de nombreux candidats. À ce jour, il est donc indispensable de diffuser vos offres d’emploi sur ce type de site internet.

Toutefois, je vous conseille de diffuser votre offre d’emploi sur un, deux ou trois sites maximum, mais pas plus.

Pourquoi ? Le fait de diffuser votre offre sur de nombreux sites internet donnera l’impression que l’entreprise a du mal à trouver son candidat.

De plus, vous allez également vous retrouver avec des candidatures en double, en triple, provenant de différents sites internet.

Enfin, cela peut porter à confusion pour le candidat. Sur quel site doit-il proposer sa candidature ? Quel site internet est en mesure de traiter au mieux sa candidature ?

Choisir les sites pour publier l’offre d’emploi

Il est maintenant venu le temps de sélectionner les sites internet de recherche d’emploi où vous allez publier vos annonces. Il y a deux types de sites internet, les sites payants et les sites gratuits.

Il est bon de savoir que les sites de recherche d’emploi gratuit sont maintenant aussi performants que les sites payants avec une visibilité similaire. Alors, j’ai envie de vous poser cette question : pourquoi payer une prestation équivalente ?

Enfin, certains sites internet de recherche d’emploi vous proposent des prestations gratuites complémentaires en plus de la publication de votre offre. Par exemple : la création d’un questionnaire pour sélectionner vos candidats, des tests de compatibilité avec l’entreprise, la sélection des meilleurs candidats par affinités en fonction du profil de l’offre d’emploi, les réponses automatiques aux candidats non retenus, etc.

Choisir les sites pour publier l'offre d'emploi

Résumé sur les canaux de diffusion

Cette étape a permis de déterminer s’il faut réaliser le recrutement en interne ou en externe. De plus, nous avons identifié les principaux canaux de diffusion. Vous avez maintenant publié votre offre d’emploi, je vous invite donc à passer à l’étape suivante, le tri des candidatures.

Trier les candidatures

Le tri des candidatures demande de la rigueur et une bonne analyse pour chaque candidature. Ce travail devient vite fastidieux si vous avez une centaine de candidatures à trier.

Comme indiqué précédemment, il existe des sites internet de recherche d’emploi qui font une présélection gratuitement.

Le premier tri

Le premier tri consiste à retirer les candidatures qui ne sont pas en adéquation avec la demande ou qui n’ont pas les compétences, les expériences, les formations suffisantes pour pouvoir prétendre au poste proposé par l’entreprise. Cela vous permet d’isoler rapidement les candidats non retenus.

Le deuxième tri

Ce deuxième tri va vous demander plus de minutie, car il faut aller chercher la pertinence des informations par rapport à l’offre d’emploi.

Dans un premier temps, je vous propose de relire votre offre d’emploi afin de lister par ordre d’importance les critères de recrutement pour le poste.

Dans un deuxième temps, il faut ensuite analyser chaque candidature afin de détecter les critères de sélection de votre liste. Cela devrait réduire considérablement la pile des candidatures. Si vous estimez que vous avez encore trop de candidatures, renouvelez l’étape du deuxième tri autant de fois que nécessaire.

Le classement des candidatures

Vous avez maintenant votre short-list ! Je vous conseille de faire un dernier tri pour les classer par préférence afin de mettre les meilleurs candidats en priorité.

Résumé sur le tri des candidatures

Le tri des candidatures est un travail très fastidieux, surtout si vous n’avez pas opté pour un site qui vous fait une présélection.

Nous avons donc vu la méthodologie pour trier les candidatures. Cette étape n’est pas à négliger et demande beaucoup d’attention, car la perle rare peut vous échapper ! Dans la prochaine étape, nous allons voir les entretiens et les tests.

Passer les entretiens et les tests

Généralement, les entretiens sont effectués par le service des ressources humaines puis par les personnes opérationnelles et le dirigeant. Dans les plus petites structures, il n’y aura en règle générale qu’un entretien.

Le premier contact

Avant de contacter les candidats sélectionnés, préparez vos entretiens téléphoniques afin de commencer à poser quelques questions. Vérifiez les motivations du candidat, s’il a bien les compétences recherchées, s’il est en mesure de se rendre sur le lieu de travail facilement, etc. Si vous êtes satisfait des réponses, planifiez votre rendez-vous physique.

Les entretiens physiques

Préparez vos entretiens avant de recevoir les candidats avec les questions que vous souhaitez poser. Lorsque vous recevez les candidats, n’hésitez surtout pas à demander des preuves de leurs expériences, de leur demander d’expliquer dans le détail les actions qu’ils ont menées dans les entreprises.

Les tests

Préparer également un test pour les candidats. Il est préférable de faire réaliser des tests aux candidats pour s’assurer de leurs capacités. Je vous conseille fortement de faire passer les tests uniquement dans l’entreprise. Sinon, rien ne prouve qu’ils ont bien été réalisés par le candidat.

Avant de clôturer votre entretien avec le candidat, vous devez l’informer sur la fin du processus de recrutement en lui communiquant la date à laquelle il peut espérer avoir une réponse de votre part.

Résumé sur les entretiens et les tests

Cette étape est capitale dans votre processus de recrutement, car elle permet de mettre en évidence les qualités et les défauts du candidat.

Je vous conseille d’analyser lors de l’entretien l’attitude et la personnalité du candidat, ce qui n’était pas possible lors du tri des curriculum vitae.

La phase de sélection

Vous avez passé les entretiens, mais vous n’arrivez pas à départager les deux derniers candidats, mêmes compétences, même type de profils.

Prendre une décision

C’est le moment de prendre une décision de façon rationnelle, consultez votre liste de critères afin d’étudier les éléments un à un pour prendre la meilleure décision. Appuyez-vous également sur l’attitude et la personnalité du candidat pour faire le meilleur choix.

La prise de contact

Vous avez porté votre choix sur un candidat. Vous allez donc pouvoir le contacter par téléphone pour lui annoncer la bonne nouvelle… Il se peut que le candidat que vous avez contacté refuse votre offre, par exemple, parce qu’il a trouvé une meilleure proposition. Dans ce cas, vous devrez vous orienter sur votre second choix.

Résumé sur la prise de contact

Cette étape vous demande une bonne analyse afin de sélectionner le meilleur candidat pour votre entretien.

Je vous conseille fortement de ne pas annoncer aux autres candidats qu’ils n’ont pas été retenus tant que le collaborateur que souhaitez intégrer n’a pas signé son contrat de travail.

Intégrer le collaborateur dans l’entreprise

Vous avez réussi à recruter le candidat le plus en adéquation avec le poste, ce qui est une bonne chose. Mais cela ne s’arrête pas là, car il reste une étape qu’il ne faut surtout pas négliger : l’intégration du candidat.

Le Onboarding

Je vous conseille de faire une visite complète de l’entreprise avec le collaborateur afin qu’il se familiarise avec son nouvel environnement. Présentez-lui ses relations de travail ainsi que son poste et ses missions.

Outils et formations

Vous devez vous assurer que le collaborateur dispose des outils et de la formation nécessaire pour s’intégrer pleinement dans l’entreprise. Un collaborateur bien intégré s’investit plus rapidement dans l’entreprise.

Résumé sur l’intégration

Négliger cette étape peut vite amener à de nombreux problèmes. Si l’intégration n’est pas réussie et que le nouveau collaborateur ne reste pas, il faudra relancer un processus de recrutement. Ce qui engendre des coûts financiers et du temps à consacrer à nouveau pour ce recrutement.

De plus, c’est également la réputation de l’entreprise qui est en jeu, car un collaborateur peut aujourd’hui échanger sur son expérience dans l’entreprise avec d’autres personnes sur les réseaux sociaux.

Les erreurs à éviter dans le processus de recrutement

Dans cette partie, je vais vous indiquer certaines erreurs à éviter dans le processus de recrutement.

L’impasse téléphonique

Ne faites pas l’impasse sur l’évaluation téléphonique. En minimisant cette étape, vous prenez le risque de sélectionner des candidats qui ne correspondent pas à l’offre d’emploi. Vous risquez d’être déçu et de perdre votre temps.

Le facteur émotionnel

Vous ne devez pas vous laisser influencer par le facteur émotionnel du candidat. Il est peut-être allé à la même école que vous. Il pratique le même sport que vous. C’est une connaissance de votre entourage. Est-ce que c’est réellement une raison suffisante pour ne pas vérifier s’il a bien les bonnes compétences recherchées ?

La sympathie

Ne vous laissez pas aveugler par la personnalité ou la sympathie d’un candidat. Il est très important de rester objectif lors d’un recrutement.

Ne pas répondre

Les candidats qui ont proposé leur candidature sont dans l’attente d’une réponse. Même si le candidat n’est pas retenu, vous devez lui répondre ou utiliser un site internet qui envoie une réponse automatique, car cela donne une meilleure estime de l’entreprise. N’oubliez pas que les candidats sont peut-être aussi des clients potentiels pour votre entreprise. Les candidats travaillent peut-être pour une entreprise en lien avec la vôtre ?

Mes conseils

Le recrutement est un enjeu majeur pour l’entreprise. Faire les mauvais choix peut-être pénalisants pour l’entreprise.

Je vous conseille donc de réaliser le processus de recrutement avec beaucoup de méthodologie et beaucoup de rigueur. Ne sous-estimez jamais une étape de ce processus.

Enfin, il est important de ne pas négliger l’après-signature du contrat. Pensez à bien intégrer et à bien former votre nouvelle recrue afin qu’elle puisse se sentir à l’aise et ainsi lui donner l’envie de s’investir.

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