L’automatisation du recrutement, comment automatiser une partie de ses tâches sur un recrutement ? Que peut-on mettre en place rapidement pour gagner du temps sur son processus de recrutement ? Quels sont les outils à utiliser pour optimiser sa journée en tant que recruteur ?

S’affranchir de tâches répétitives sur une journée de 7 h de travail va vous permettre de vous dégager des heures de travail.

Ainsi, vous allez décupler votre productivité et votre efficacité. Dans cet article nous allons comprendre et voir les rouages du processus d’automatisation du recrutement.

Ensuite, nous vous proposerons des outils qui vous permettront d’améliorer votre productivité journalière et de rendre votre travail plus performant.

À quoi sert l’automatisation du recrutement ?

Il faut bien comprendre le fonctionnement de l’automatisation d’un recrutement afin d’éviter les pièges et les dangers de ce système.

L’automatisation du recrutement va vous permettre de réaliser certaines tâches qui vont vous demander beaucoup de temps de concentration et qui sont souvent répétitives.

De plus, ces tâches n’apportent pas beaucoup de valeur ajoutée à votre travail de recruteur. Que cela soit pour votre sourcing, pour l’acquisition de talents, comme pour les autres étapes de vos recrutements.

L’automatisation est là pour vous faire gagner un temps précieux sur vos 7 heures de travail au quotidien. Voici les avantages d’une automatisation :

  • Vous allez pouvoir facilement augmenter le nombre de tâches à réaliser sur une journée. Ainsi vous allez décupler vos capacités de travail sur un temps imparti.
  • Économisez vos heures de travail en automatisant les tâches chronophages. Évitez les tâches avec très peu de valeur ajoutée ainsi que les tâches qui ne sont pas agréables à réaliser.
  • Vous allez également limiter les erreurs humaines, ce qui va vous amener à avoir une meilleure constance dans votre travail. Ainsi, vous allez pouvoir améliorer considérablement votre performance.

Ce système d’automatisation va vous permettre d’avoir une satisfaction personnelle à chaque fin de journée. De part, le fait d’avoir réalisé plus de tâches sur vos 7 heures de travail journalières.

À qui s’adresse l’automatisation d’un recrutement ?

Le principe de l’automatisation est de donner un peu de son temps pour mettre en place des outils d’automatisation. Le temps que vous avez passé à préparer votre automatisation sera ensuite rattrapé sur le temps que vous allez gagner. Ainsi, vous allez améliorer votre productivité.

De ce fait, l’automatisation ne s’adresse pas à tout le monde ! En effet, comme nous l’avons expliqué ci-dessus, la configuration de certains outils demande du temps. Le processus d’automatisation sera donc rentable sur certains outils qu’au bout de plusieurs recrutements.

Il est peut-être inutile de s’engager dans de l’automatisation du recrutement si vous n’avez qu’un recrutement à réaliser…

Les dangers de l’automatisation et les pièges à éviter

  • L’automatisation ne sert qu’à amplifier les tâches que vous réalisez déjà. Il est donc indispensable de s’assurer de bien faire les choses dès le départ. Dans le cas contraire, vous risquez de ne faire qu’amplifier vos erreurs.
  • Testez vos automatisations sur un échantillon de candidats sur de petites échelles afin d’analyser si vos retours sont bons. Cela vous permettra de faire des réglages fins avant de vous lancer sur des automatisations à grandes échelles.
  • Il faut éviter de mettre en place une automatisation de tâche si celle-ci prend moins de temps à la réaliser manuellement. Il faut éviter de perdre du temps que vous n’êtes pas en mesure de récupérer par la suite.
  • Il est important de bien mesurer les résultats de vos automatisations de recrutement. Mesurer en permanence va vous permettre de vous améliorer au quotidien.

Automatisation les outils à utiliser

Les nouvelles technologies vont vous permettre d’automatiser des tâches et d’accélérer votre processus de recrutement. Nous allons voir ensemble quelques outils qui vous seront utiles dans votre quotidien.

Les relances automatiques pour votre sourcing

Le sourcing demande un investissement et des efforts considérables pour dénicher le candidat idéal. Lorsque vous avez trouvé le bon candidat et que vous avez son adresse email, il ne faut pas hésiter à le relancer même si ce candidat n’a pas répondu à votre premier email.

Les relances automatiques pour votre sourcing

En effet, relancer les candidats est indispensable si vous souhaitez éviter de gâcher les efforts de sourcing. Ne laissez plus les talents que vous avez eu tant de mal à dénicher partir chez les concurrents !

Mixmax est très utile pour l’automatisation, il permet de renvoyer des emails programmés automatiquement à fréquence régulière tant que le candidat n’ouvre pas l’email qui lui est destiné.

Vous préformatez un type d’email avec des champs personnalisés. Des variables comme le nom et prénom du candidat, le nom de l’entreprise et l’outil MixMax s’occupe d’envoyer vos emails.

Il vous faudra peut-être contacter cinq, six, voire sept fois le candidat avec d’obtenir une réponse de sa part. Ce n’est peut-être pas qu’il n’est pas intéressé par votre proposition, mais c’est tout simplement qu’il a peut-être d’autres priorités à gérer avant de traiter votre email.

Les relances automatiques pour votre sourcing à l’aide de l’outil Mixmax sont un moyen d’automatiser des tâches répétitives qui peuvent vous grignoter votre temps au quotidien.

La prise de rendez-vous simplifiée avec les candidats

Épargnez-vous cette tâche répétitive qui consiste à contacter vos candidats par email ou par téléphone pour convenir d’un rendez-vous d’entretien en fonction des créneaux horaires de chacun.

Calendly ou Mixmax va vous permettre de prendre des rendez-vous d’entretien téléphonique ou d’entretien physique plus facilement avec les candidats. Ces outils pourront également s’occuper d’envoyer un email de rappel de rendez-vous quelques heures avant l’entretien.

Ainsi, vous allez pouvoir envoyer à votre candidat un lien de votre agenda avec vos plages horaires de disponibilité que vous aurez définies au préalable.

Le candidat ne pourra pas voir l’intégralité de votre agenda, mais seulement les plages horaires d’entretien. Il n’aura plus qu’ensuite à choisir la date et l’heure qui lui convient le mieux sur l’agenda. Il recevra par la suite, un email récapitulatif avec le nom de la personne qui lui fera passer l’entretien, la date et l’horaire du rendez-vous ainsi que l’adresse s’il s’agit d’un entretien physique.

Avec ces outils vous allez pouvoir vous dégager un temps considérable que vous pourrez allouer à d’autres tâches plus agréables ou à des tâches avec de fortes valeurs ajoutées.

Coller des textes rapidement grâce aux raccourcis

Il vous arrive certainement dans votre journée de rédiger plusieurs fois les mêmes textes tout en vous adressant à des personnes différentes.

Un email ayant la même trame pour remercier à chaque fois la personne d’avoir communiqué son CV. Une réponse de remerciement aux personnes vous ayant accepté sur le réseau social ? Etc. Toutes ses actions répétitives vous demandent du temps alors qu’elles peuvent être automatisées.

Text Blaze est un outil qui s’utilise sur votre navigateur web. Il vous permettra de vous créer des raccourcis de texte, sous le même principe des raccourcis clavier.

Tous les raccourcis commencent par un slash suivi du nom, exemple : /merci. Il vous suffit ensuite de renseigner le raccourci à l’endroit désiré dans votre navigateur internet pour qu’il soit automatiquement remplacé par le texte que vous aviez défini.

Cet outil à l’avantage de vous faire économiser du temps, en automatisant vos textes. Il vous évitera de retaper au clavier des textes, des bouts de phrase de façon répétitive.

Automatiser la qualification des candidatures

Automatiser la préqualification de ces candidatures permet d’effectuer un tri en fonction des critères de recrutement que vous vous êtes fixés.

Ce système de questionnaire en forme d’entonnoir va vous permettre de mieux les évaluer. Cela permet d’automatiser une préqualification pour sélectionner les meilleurs candidats correspondant à votre recherche.

Typeform est un outil qui va vous permettre de créer des formulaires attractifs ou des sondages afin de transformer votre liste de questions en conversion.

Ainsi, vous allez pouvoir automatiser votre processus de recrutement en isolant les candidats qui ne correspondent pas à vos critères de recherche et envoyer un email de candidature non retenue.

Pour les candidatures retenues, il vous sera possible par exemple d’indiquer aux candidats que le processus de recrutement continu pour eux en leur proposant de contacter le recruteur.

Typeform est encore un outil vous permettant d’automatiser certaines tâches de votre recrutement.

Automatiser le développement de son réseau professionnel

Recruter c’est aussi savoir développer son réseau professionnel afin d’élargir le nombre de contacts. Faire une recherche sur LinkedIn et demander des personnes en contact avec des profils correspondant à votre cible peut vite devenir répétitif lors de l’envoi du premier message de prise de contact.

Dans un deuxième temps et une fois la personne enregistrée dans votre réseau, il ne vous reste plus qu’à lui envoyer un message dans le but de lui proposer vos services.

Toutes ses actions peuvent être automatisées afin de gagner un maximum de temps. Phantombuster est un outil vous permettant de développer considérablement votre réseau professionnel.

C’est un véritable couteau suisse, car il vous permet de vous occuper d’effectuer les demandes de contact à votre place fonction de la cible rechercher. Il vous aidera également à prendre contact avec ses nouvelles relations créées sur LinkedIn.

Cet outil pourra vous aider par rapport à votre démarche de développement de réseau professionnel grâce à son système d’automatisation. Phantombuster est compatible avec de nombreuses plateformes comme LinkedIn, Twitter, Facebook, Google, Pinterest, Instagram, YouTube, etc.

L’automatisation jusqu’où ?

L’automatisation n’a pas de limite ! Il faut toutefois garder l’esprit que l’automatisation doit rester un outil rentable par rapport au temps consacré. Il faut donc que l’outil utilisé génère une économie de temps plus importante que celle que vous avez passée à le configurer.

Et après l’automatisation des tâches, faut-il passer sur l’intelligence artificielle ?